どうする？新型コロナウィルス対策
2022年になり、新型コロナウィルスの感染者数の増減はありますが、３年ぶりに行動制限のないお盆休みになるなど、自粛ムードも薄まりつつあります。当社が支援する学術集会・国際会議も実地開催が増えてきました。実地開催では多くの人が集まり、ソーシャルイベントや開催地の文化体験を通して、参加者の交流が深まることは、オンラインでは難しく、かけがえのないものです。しかし、まだまだ油断できない新型コロナウィルスの感染症対策をどのようにすべきか、主催者の皆様は頭を抱えていると思います。そこで今回は、JCMAが提供する「新型コロナウィルス感染症禍におけるMICE開催のためのガイドライン」を紹介します。20ページにおよび細かく感染症対策について書かれているため、大まかな内容がわかるように会期前と会期中の２つに分けて、まとめてみました。
※ご紹介するガイドラインは、第5版2022年1月31日です。
JCMAとは？
コンベンションは企画運営業、会場施設、旅行業など、多くの事業者が関わっており、それぞれが協力しあいコンベンション開催に尽力しているのですが、特に業界として、まとまりがあったわけではありませんでした。そこで明確な組織・システムの下、互いの意見や情報を交換・共有し、コンベンションの隆盛に貢献することを目的に生まれた組織で、正式名称は一般社団法人 日本コンベンション協会です。英語名のJapan Convention Management Associationの頭文字を取って、JCMAとなります。
JCMAは、コンベンション技能の向上やサービスの基準化・標準化などをはかり、 各地の主催者をはじめ行政やコンベンションビューローのサポートをしています。
「新型コロナウィルス感染症禍におけるMICE開催のためのガイドライン」における、会期前に実施すること
関係者間で責任範囲を明確にする。
学術集会・国際会議は、主催者をはじめ、運営事業者・開催施設・自治体・コンベンションビューローなど、多くの関係者がいます。それぞれがどのような感染症対策を実施するか、役割と責任範囲を明確にし、それらを共有します。
主催者自らが実施できる感染症対策もありますが、大掛かりな対策は運営事業者や開催施設に委託する必要があります。また、自治体やコンベンションビューローが提供する感染症対策や支援もありますので、併せて利用を検討します。
開催施設や自治体で独自のルールやガイドラインを設けている場合がありますので、このJCMAのガイドラインとの整合を図り、齟齬がないように調整します。特に自治体によっては、大規模なイベントの場合に報告が必要な場合もあります。
開催実行委員内では、感染症対策の責任者を決めて管理し、会期前にオリエンテーションを行い各委員やスタッフで感染症対策を共有します。
オンライン開催やテクノロジー・システムの利用を検討する。
感染状況により、延期や中止あるいはオンライン開催への切り替えなど、事前に基準・プロセスを明確にします。バーチャル開催など、運営事業者が提供できるサービスを確認し、開催規模や予算に合わせて、柔軟に検討します。実地開催でも、キャッシュレス決済やプログラムへの事前予約などを導入し、接触機会の軽減や混雑緩和を図ります。
参加者に協力を依頼する。
マスク着用、手指消毒、検温など、参加者が会場で守るルールや、参加前の健康状態チェックを依頼するなど、ホームページやメールで積極的に案内し、安心安全な開催への理解促進を行います。また、オンライン開催やキャッシュレス決済などを実施する場合は、ITリテラシーが低い方向けにわかりやすい案内が必要です。
感染者発生時の対応を検討する。
参加者または運営関係者に感染を疑われる方が発生した場合の対応を明確にします。運営側として、対応手順や、各委員・スタッフの連絡・意思決定ルートを取り決めておきます。関連機関に対しては、事前に会場の所轄保健所や医療機関を把握しておき、会場施設や自治体とも協議しておきます。
また、参加登録費を支払い済の参加者が、感染したり、会場で発熱したりして、参加できない場合の返金対応を規定し、招待講演者などが感染した場合の代替案を検討します。
まとめ
以上、会期前に実施することに要点を絞り、まとめてみました。JCMAが提供する「新型コロナウィルス感染症禍におけるMICE開催のためのガイドライン」は20ページにおよび細かく感染症対策について、記載されています。まずは概要の知るために本記事がお役に立てれば幸いです。実際に学術集会や国際会議の準備をされる際は、本記事は参考程度に留め、しっかりJCMAのガイドラインをご確認ください。次回は会期中の対策に絞り、まとめていきます。
