国際会議 IIAI AAI 2021 Winterのお手伝いをさせていただきました。 ~CONFAIDのご利用事例(2)~

国際会議・学術集会

IIAI AAI 2021 Winterとは?

IIAI AAI 2021 Winterとは日本に本部を置く国際学会のInternational Institute of Applied Informatics(略称:IIAI)(日本名:国際応用情報学研究機構)が毎年開催している国際会議で、正式名称は「11th International Congress on Advanced Applied Informatics」です。情報学を中心に様々な学術分野があり、参加者にとっては多くの研究を共有できる魅力的な国際会議です。詳しくは前回の記事をご覧ください。

今回は前回に引き続き、当社の学会・シンポジウムの総合開催支援システム「CONFAID」のIIAI AAI 2021 Winterでのご利用事例の続きとなります。前回の記事と併せて、お読みいただけますと幸いです。

※本記事は、特定非営利活動法人国際応用情報学研究機構様の許可をいただき、掲載しております。

CONFAIDシステム

CONFAIDシステムは学術集会・国際会議のプラットホームとして、主催者様と参加者様を繋ぐWEBシステムです。参加者様はアカウントを作成すると、CONFAIDシステムのマイページにログインできるようになり、そこから各種手続き行ったり、参加する学術集会・国際会議の情報や登録した情報の確認ができます。

オンライン会議

参加者様はお支払いを完了するとマイページから、オンライン会議のページを参照できるようになります。オンライン会議のページは、会議のイベントとセッションの日時を示したプログラム表になっています。プログラム表のイベントをクリックするとイベントの詳細とZoomなどのWeb会議システムのURLが表示されるので、参加者は時間になったら興味のあるイベントやセッションに参加します。もちろん主催側は、イベントやセッションの時間になったら、ZoomなどのWeb会議システムを開始しておく必要があります。IIAI AAI 2021 Winterでは3日間のシングルセッションで開催されましたので、3日分のプログラム表が表示されます。

オンライン会議ページ

このように参加者様は実際の会議で会場に出向き、興味があるセッションやイベントに参加するように、オンライン会議の場合でもCONFAIDシステムにログインし、興味があるセッションやイベントに参加することができます。参加登録とお支払いを完了した参加者様のみがページ表示をできる仕組みなので、外部の方が入ってくることはありません。

ビデオオンデマンド

オンライン会議と同様に参加者様はお支払いを完了するとマイページから、ビデオオンデマンドのページを表示できるようになります。ビデオオンデマンドのページでは、動画のストリーミング配信をしています。IIAI AAI 2021 Winterでは、12月17日~12月19日に開催されたオンライン会議をZoomの機能で録画しておき、当社で発表ごとに動画を編集し、ビデオオンデマンドのページでそれぞれの発表を視聴できるようにしました。そうすることで、3日間の会議でしたが、ご都合がつかずオンラインで参加できなかった方も後日、気になる発表をご覧いただけるようにしました。ビデオオンデマンドによる発表は、オンライン会議終了後、12月30日まで公開しました。

ビデオオンデマンドページ

今回は録画したオンライン会議の様子を動画配信しましたが、別の学術集会では、予め著者の方にパワーポイント等の録画機能のあるソフトウェアで、発表を録画していただき公開する方法で実施したこともあります。参加者の方は公開期間内であれば、ご都合の良い時間に気になる発表を視聴でき、質疑応答も視聴ページのQ&A機能で著者とやり取りができます。「いいね!」機能もあり、人気がある発表もわかります。

視聴ページ

まとめ

2回にわたり、IIAI AAI 2021 Winterで当社の学会・シンポジウムの総合開催支援システム「CONFAID」をどのようにご利用いただいたかをご紹介させていただきました。CONFAIDシステムは他にも機能がありますが、また別の機会に紹介させていただきます。また、自社開発のシステムですので、カスタマイズも可能です。気になることがありましたら、お気軽にお問い合わせください。

コロナ下で対面の開催が難しい中、ビデオ会議システムやストリーミング配信など、オンラインによる学術集会・国際会議が増加しており、当社でも2020年からオンライン開催のお手伝いをしています。オンラインによる開催は、現地に行く必要がないため、時間や費用の節約になり、大きなメリットがありますが、一方、コーヒーブレイク・レセプション・バンケットなどのソーシャルイベントの開催が難しく、参加者同士のコミュニケーションの機会が減ってしまいます。これまでの私の経験だと、ソーシャルイベントで飲食しながら会話も弾み、お互いの研究について話し合う様子を見てきて、学術発展の機会が失われているような気がしています。私は研究者ではありませんが、ソーシャルイベントで外国人の方と日本の文化や食べ物について、会話して日本の魅力を知ってもらえることが、とても嬉しく印象に残っています。(英語はまだまだ勉強中ですが、笑) 新型コロナウィルスが1日でも早く終息し、対面での学術集会・国際会議が開催できることを切に願っております。

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