新年、あけましておめでとうございます。本年も日本の学術発展に少しで貢献できるよう、一層努力してまいります。変わらぬご愛顧のほど心よりお願い申し上げます。それでは本年、最初のブログ記事を作成いたしましたので、最後までお読みいただけますと幸いです。
ICNME 2022 のお手伝いをしました。
2022年12月12日～14日に東京工業大学で開催された「13th International Conference on Nano-Molecular Electronics」（以下、ICNME2022）のお手伝いをさせていただきました。当初は2019年に開催する予定で、当社にお声がけいただいていたのですが、新型コロナウィルスの影響などもあり、2022年の開催になりました。対面による開催で、当社ではホームページ制作、論文投稿・参加登録システムの構築、予稿集作成、ノベルティグッズ作成、コーヒーブレイク等を承りました。
新型コロナウィルスの心配は付いて回りますが、2022年は対面開催による国際会議・学術集会が増えてきたことを実感しています。対面開催の大きなメリットは、参加者の交流の機会が、オンライン開催に比べ圧倒的に増加することにあると思います。ICNME2022では、新型コロナウィルスの影響を考慮し、バンケット等の大きなイベントは実施しませんでしたが、感染対策を行いながら、コーヒーブレイクを実施しました。今回の記事では、ICNME2022を事例に当社のコーヒーブレイクを紹介します。
コーヒーブレイク
当社が実施するコーヒーブレイクは、単純にケータリングを手配するのではなく、当社がケータリング業者となり、主催者様と相談し、飲料やお茶菓子を調達し会場に持ち込みます。もし会場の給湯室やパントリーが利用できる場合は、大型のコーヒーメーカーを持ち込み、会場施設内でコーヒーを淹れますので、出来立てのコーヒーの薫りが立ち込める中、コーヒーブレイクをお楽しみいただけます。また、通常のケータリングだと、コーヒーポットと紙コップ・砂糖などの備品が、会場のデスクに置かれるだけですが、当社では少しでも参加者様に心地よくコーヒーブレイクをお楽しみいただけるように、会場のデスクにテーブルクロスを敷き、お茶菓子を取りやすくレイアウトし、ささやかながら装飾を施します。また、飲料・お茶菓子の種類と量も主催者様と相談して決めます。それは、国際会議の場合、欧米から参加される方はコーヒー、アジアから参加される方はお茶をよく飲むなどの傾向があるためです。
ICNME2022では会場の給湯室が利用できなかったため、コーヒーメーカーの持ち込みは断念し、コーヒーのみ近隣のカフェからケータリングをしました。新型コロナウィルスの影響で外国のからの参加が少なく、日本人が多いため、飲料はお茶・ジュースをバランスよく揃え、お茶菓子はコーヒーに合うドーナツやバームクーヘンなど、甘いものを中心に、日本人が好むお煎餅やおかきを一部取り入れました。
コーヒーブレイクの重要性
上記の通り、参加者様のネットワーキングの場として、コーヒーブレイクを心地良く過ごしていただけるようにしています。コーヒーブレイクをそんなに頑張らなくても良いのではないかと思う方もいらっしゃるかと思いますので、コーヒーブレイクの重要性を紹介します。
当社では観光学分野において、国際会議・学術集会のサービス向上を目指した調査・研究のお手伝いをしており、その活動として、国際会議・学術集会の参加者向けに意識調査のアンケートを実施してきました。アンケート項目の１つに「国際会議・学術集会中の参加者間でネットワーキング（交流）を行う際にコーヒーブレイクは適しているか？」という質問があり、コーヒーブレイクの重要性を5段階で参加者に評価してもらいます。2022年11月～12月に当社でお手伝いさせていただいた国際会議・学術集会にて、72名の参加者様から回答をいただきました。その結果は下記の通りです。
「Extremely Important（とても重要）」、「Moderately Important（適度に重要）」が85%になり、多くの参加者がコーヒーブレイクを重要なネットワーキングの場として認識していることがわかります。
豊富なお茶菓子で会話がはずむ！
コーヒーブレイク中の参加者様の様子見ていると、とても会話がはずんでいます。そして、ドーナツ、バームクーヘン、スティックケーキなど、甘くて比較的お腹が膨れるお茶菓子がどんどん減っていきます。それらがコーヒーに合うお茶菓子ということもあるかと思いますが、将棋の棋士が対局中に甘いもの食べるのと同じように、国際会議・学術集会の参加者様も聴講に集中しており、脳への糖分補給が必要なのかと思います。その分、コーヒーブレイクではコーヒーと甘いお茶菓子でリラックスして、会話もはずんでいるのではないでしょうか。
当社では参加者様がお茶菓子に飽きないように、コーヒーブレイクの度に少しずつお茶菓子を入れ替え、毎回10種類以上ご提供しています。実は起業した当初は、3～4種類の同じお茶菓子のみを提供していました。そのときは、参加者様はコーヒーを取りに来ますが、コーヒーを持ってすぐにセッション会場に戻ってしまい、お茶菓子を食べる方は少なく、コーヒーブレイク会場に人がとどまらない状況でした。お茶菓子も大量に余ってしまい、準備する側としては寂しい感じがありました。
高級なお茶菓子を提供するわけではありませんが、いろんな種類の飲料・お茶菓子をたくさん華やかに提供するようにしたら、コーヒーブレイク会場で参加者様が飲食するようになりました。そこで会話も自然に発生します。そして、ICNME2022のコーヒーブレイクでは、日本人の参加者様に「豪華だね。」とお声がけいただいたり、外国人の参加者様に笑顔で「Good!」と言っていただけたりして、コーヒーブレイクの充実が国際会議・学術集会のネットワーキングに重要に要素であること改めて実感しました。また、外国人の参加者様に飲料やお茶菓子の説明を求められ、説明することもあり、コーヒーブレイクが会話のきっかけになっていることを感じました。
まとめ
今回は2022年12月12日～14日に東京工業大学で開催されたICNME2022を事例に、当社ではどのようなコーヒーブレイクを実施しているか、紹介しました。コーヒーブレイクが充実していると会話がはずみます。また、コーヒーブレイクは国際会議・学術集会のネットワーキングにおいて、重要な位置付けであることもデータからわかります。これからも人気の飲料やお茶菓子、国別の好みの傾向などを分析して、より魅力的なコーヒーブレイクを提供したいと思います。
コーヒーブレイクを含めた国際会議・学術集会の手配をご依頼の場合は、下記からご連絡ください。
