IIAI AAI 2022 とは？
以前の記事でも書かせていただきましたが、IIAI AAIは日本に本部を置く国際学会のInternational Institute of Applied Informatics（略称：IIAI）（日本名：国際応用情報学研究機構）が毎年開催している国際会議で、今回は12回目となり、正式名称は「12th International Congress on Advanced Applied Informatics」です。
新型コロナウィルスの影響で2020年と2021年は実施開催を断念しており、今年も感染状況により現地開催が危ぶまれましたが、予定通り２０２２年７月２日～７日に無事、現地開催をすることができました。
当社は参加登録システムなどの各種システムの構築、感染症対策を含む現地運営をお手伝いさせていただきました。
以前の記事では冬に開催されたIIAI AAI 2021 Winterをご紹介させていただいたのですが、夏に実施するIIAI AAIは、冬より規模が大きく、下記の８つ小会議に分かれています。
- ESKM 2022（情報サービス、知識経営）
- LTLE 2022（教育技術・環境）
- DSIR 2022（データサイエンス、インスティテューショナル・リサーチ［IR］）
- SCAI 2022（AI技術）
- BMOT 2022（技術ビジネスマネジメント）
- EAIS 2022（事業設計・情報システム）
- IDDC 2022‘（インタラクションデザイン・デジタルものづくり／コンピューティング）
- DSTM 2022（意思決定科学マネジメント）
情報系を中心にビジネスや教育などの分野が含まれており、専門分野以外の研究に接する機会を提供しています。今回は実地とオンラインのハイブリッドで開催され、日本以外だと、台湾・タイ・アメリカ・アイルランド・フランス・デンマーク・イタリア・スペイン・ブラジル・中国・マレーシア・インドネシアの国々からの参加がありました。まだ新型コロナウィルスの影響があり、現地までいらしていただいた外国人が少なかったのは残念ですが、少しずつ状況が良くなっていることを実感しました。
観光庁ハイブリッド国際会議実証事業
今回のIIAI AAI 2022では、観光庁が実施する「ハイブリッド国際会議実証事業」に採択されており、感染症対策を含む、様々な取り組みが行われました。「ハイブリッド国際会議実証事業」は、実地及びオンライン参加者双方の満足度向上と以降の訪日促進に資するハイブリッド国際会議の運営方法を実証し、その優れた手法や具体的なノウハウを把握・分析することを目的としています。 光栄なことに当社で、その貴重な取り組みの一部をお手伝いさせていただきました。今回の記事では、その取り組みをいくつか紹介します。
ライブ配信による混雑緩和対策と臨場感の提供
最初にご紹介するのは、感染症対策と一助となり、且つ、オンライン参加者にセッション以外の会場の様子をお伝えするために実施したライブ配信です。会場に数箇所ネットワークカメラを設置し、会場の様子をリアルタイムにYouTubeを通してライブ配信しました。YouTube動画を埋め込んだ特設サイトを制作し、事前にアナウンスすることで、実地参加者の方には来場前に混雑状況をご確認いただき、混雑を避けた行動を促し、オンライン参加者に方には会場の様子をご覧いただき、少しでも実地参加の雰囲気や臨場感をお楽しみいただけるようにしました。
監視カメラなど設置費用も含めると10万円ほどするものが多いですが、ライブ配信に使用したネットワークカメラは高価なものではなく、家電量販店でも販売しているものを使用しました。しかも、カメラをネットワークに接続するだけで、PCやタブレット端末などを使用せずにカメラ単独でYouTubeへライブ配信できる機能があるものを使用したため、会場では三脚とカメラのみで簡単に設置ができました。施設に専門業者を呼ぶと事前準備などが発生し、業務も費用も負担が大きくなるため、このように方法を取らせていただきました。
ネットワークカメラと共に特設サイトのURLを記載したご案内を配置しました。それをスマートフォンで撮影している方を多く見かけましたので、セッションルームや宿泊しているホテルでご視聴いただいたのではないかと思います。また、会場運営をされている実行委員の先生方も特設サイトから、会場の様子を確認されており、運営側でも利用価値があったようです。
ＰＲ動画製作（訪日と持続的な会議を促進する！）
続いて、観光促進と持続的な国際会議を実現するため、開催地の観光情報や会場施設の紹介、会議の様子（セッション・レセプション・バンケット）を含む、PR動画を製作しました。（本記事、執筆時点では、まだ動画編集中です）実行委員の先生方にもご協力いただき、真剣に基調講演を聞いている参加者の様子、レセプションで楽しく談笑する様子、バンケットの出し物の獅子舞など、国際会議の様々な場面を撮影し映像にまとめ、会議後にストリーミングで参加者向けに配信しました。
金沢市は観光スポットやグルメが豊富で、とても魅力的な観光地です。金沢市の観光情報をご覧いただくことで、金沢市の魅力に触れていただき、参加者やその家族の方々の再訪問や、オンライン参加者の観光促進に期待します。 またＰＲ動画には、楽しい国際会議の様子はもちろんですが、会場内の感染対策なども含み、オンライン参加の方も含め、次回以降も安心して参加いただき、IIAI AAIが継続する一助になれば幸いです。
［PR動画 準備中］
会議後のストリーミング配信
今回のIIAI AAIは、Zoomを利用した実地とオンラインのハイブリッドで実施しました。すべてのセッションはZoomで録画しているため、気になるセッションを見逃してしまった方でも後から視聴できるように、会議後にストリーミング配信を実施しました。前回のIIAI AAI 2021 Winterと同様にオンライン会議とストリーミング配信は、当社のCONFAIDシステムをご利用いただきました。
まとめ
今回のIIAI AAI 2022はハイブリッドではありますが、3年ぶりに実地開催を実現しました。まだまだ新型コロナウィルスの影響は楽観視できませんが、参加者の皆様の笑顔を直接拝見でき、運営のお手伝いをしている私としても、とても楽しくお仕事させていただきました。 しかし、入国がまだ厳しい状況のため、外国人の方が少なかったのが残念です。今後は多くの方が安心して、国際会議に参加できるようになる日が早く来ることを切に祈っております。
