CMMR 2023 のお手伝いをしました。
2023年11月13日～17日に東京理科大学森戸記念館で開催された「The 16th International Symposium on Computer Music Multidisciplinary Research」（以下、CMMR 2023）のお手伝いをさせていただきました。主催された実行委員会の皆様にお話を伺ったところ、日本にこの国際会議を誘致するためにチームを組織し、誘致活動を行い、新型コロナウィルス禍を経て、やっと開催に至ったのことでした。そのせいか、実行委員会の皆様に活気があり、それが参加者様に伝わり、笑顔が溢れる国際会議だったのが、印象的でした。当社では参加登録システムの構築、プロシーディングス作成、名札作成、コーヒーブレイク等を承りました。特にコーヒーブレイクについて、お褒めの言葉がいただくことが多かったため、今回の記事にさせていただきました。
久遠のコーヒーブレイク
当社は国際会議・学術集会の業務全般をサポートしており、飲食業ではないため、調理した食べ物の提供は出来ません。そのため、既製品のお菓子のご提供となりますが、決まったメニューはなく、主催者様のご要望や参加者様の人数・参加国などを考慮して、主催者様と相談の上、飲料・お菓子の種類や数量を決めます。また、開催施設を事前に確認して、参加者様が取りやすいように飲料・お菓子の陳列方法を検討し、床の養生やゴミの分別なども行います。コーヒーブレイクは国際会議・学術集会において、ネットワーキング促進の１つの重要なイベントと考えており、少しでも、コーヒーブレイクをお楽しみいただけるように、季節に合わせた装飾も行います。もし、施設に大きめの給湯室やパントリーがあれば、大型のコーヒーメーカーを持ち込み、施設内でコーヒーを淹れさせていただくことも可能です。
CMMR 2023では、主催者様のご要望で和菓子（最中、饅頭、羊羹、おかき等）を取り入れ、その他のお菓子は、焼き菓子やチョコレートなどを中心に、日替わりで提供させていただきました。また、施設内に大きめの給湯室やパントリーがないため、コーヒーは近隣のコーヒーショップからケータリングしましたが、欧米の参加者様が多かったため、コーヒーの数量は多めにしました。その他に紅茶（ティーバッグ）、水（ペットボトル）、緑茶（ペットボトル）と５種類のジュースを缶で提供させていただきました。
和菓子で日本文化体験
主催者様のご要望でコーヒーブレイクに和菓子を提供させていただきました。和菓子は甘いものだと、あんこを含むものが多くなりがちです。あんこは私の経験上、アジア圏の方々には知られており人気があるのですが、欧米の方々は知らない方が多く、羊羹など手に取ってみるものの、味の想像がつかないようで食べるのを止めてしまう方が多かったです。
そこで、コーヒーブレイクで少しでも日本文化の体験をお楽しみいただけるよう、当社では可能な限り、お菓子の英語表記をしております。
- 羊羹 ⇒ Yokan (Sweet Bean Jelly)
- 栗入り饅頭 ⇒ Chestnut Steamed Buns
- あんドーナツ ⇒ Sweet Bean Paste Doughnut
- おかき ⇒ Rice Cracker
上記は一例ですが、これで日本のお菓子を知らない外国人の方も手に取りやすくなり、英語表記を見ながら日本人参加者と外国人参加者が談笑する様子も見られ、和菓子がネットワーキングの促進に繋がったと思います。
装飾でコーヒーブレイクを盛り上げる
主催者様のご要望、および参加者様の人数・参加国を考慮して、飲料・お菓子の種類・数量を決定しても、単純にそれらを整然と並べても味気ないものです。当社ではささやかながら、季節やお菓子の内容に合わせて、コーヒーブレイク会場に装飾をいたします。少しでも、明るく会話が弾むコーヒーブレイクになるよう、また装飾が話題の１つなるよう工夫させていただきます。
CMMR 2023は11月の開催でしたので、紅葉をモチーフにした装飾を行い、取り皿も和柄が入ったものを使用しました。また、CMMR 2023は音楽と情報学に関する国際会議ということで、コーヒーブレイク会場に音符（♪）の絵柄が入った紙ナプキンを置いていたのですが、それを会議長様がお気づきになり、お褒めの言葉を頂きました。他にも装飾に関しては、多くの方からお声掛けいただき好評でした。中には写真を撮られている参加者の方もいらっしゃり、とても光栄でした。
施設に合わせてゴミの分別
会議場によって、飲食のルールは様々です。特にゴミの分別については、地域や会場で契約している回収業者によって異なるため、注意が必要です。多くは「燃えるゴミ」、「燃えないゴミ」、「缶」、「瓶」、「ペットボトル」などですが、国際会議の場合、外国人には分かりづらいです。特に分別が難しいのが、「プラ」ゴミです。ビニール製品に「プラ」のロゴがある場合、「プラ」ゴミになるのは、日本人にとっては当たり前ですが、外国人の方に判断は難しいです。
当社では出来るだけ、外国人の方にも判断しやすいようにゴミ箱に大きくロゴを表記した案内を貼付します。CMMR 2023の会場では、「燃えるゴミ」、「プラ」、「缶・瓶・ペットボトル」でしたので、下記の写真のように案内と共にゴミ箱を設置しました。このゴミ箱とゴミの分別状況を見て、会場の管理人の方が、これまでこの会場で行われたどのイベントより、ちゃんと分別が出来ていると喜ばれており、気持ち良く会場を利用することができました。外国人の方も分からないと適当に捨ててしまいますが、分かりやすく案内すれば、マナーを守っていただけます。
まとめ
2023年11月13日～17日に東京理科大学森戸記念館で開催されたCMMR 2023を事例に当社のコーヒーブレイクを紹介しました。当社のコーヒーブレイクは、決まったメニューはなく主催者様のご要望や参加者様の状況でカスタマイズされます。また、事前に会場の確認をさせていただき、会場のルールに則り実施させていただきます。そして、何もよりコーヒーブレイクが国際会議・学術集会のネットワーキング促進の１つのイベントとして、お役に立てるよう会議ごとに工夫して実施いたします。
実は、私も会場でお菓子やゴミの分別などについて、外国人の方とコミュニケーションを取ることを楽しみにコーヒーブレイクを実施しております。
コーヒーブレイクを含めた国際会議・学術集会の手配をご依頼の場合は下記からご連絡ください。
