IIAI AIMD 2022とは？
IIAI AIMD 2022は、日本に本部を置く国際学会のInternational Institute of Applied Informatics（略称：IIAI）（日本名：国際応用情報学研究機構）が開催している国際会議で、正式名称は「The 2nd IIAI-International Conference on Applied Informatics and Media Design」です。今回で２回目となり、以前の記事でご紹介したIIAI AAI 2021 Winterを開催している国際学会のIIAIが開催している会議の１つです。分野としては、情報学やコンピューターサイエンスになりますが、メディアデザインの要素が強いのが特徴です。
当初はアメリカのカルフォルニア州立大学ベーカーズフィールド校で、2022年2月26日～27日に開催される予定でしたが、新型コロナウィルスの影響でオンライン開催となりました。IIAI AIMD 2022は比較的小規模な会議のため、様々な開催準備は主催者様でされており、当社へのご依頼はクレジットカード決済など、主催者様だけでは準備が難しい参加登録システムをご利用いただきました。また、参加登録と参加費の集金を目的としていて、その他のご要望はなかったため、お忙しい主催者様に手間暇かけずに、おすすめ設定で簡単にセットアップさせていただいた事例として、ご紹介します。
打合せなし！メールだけで完了。
参加登録システムは、当社の学会・シンポジウムの総合開催支援システム「CONFAID」の参加登録機能を使用します。今回の主催者様は、初めてCONFAIDシステムをご利用いただきましたが、冒頭で書いた通り、ご自身で会議の準備をされており、お忙しい状況であったこと、および、比較的小規模な会議であったため、シンプルに参加登録と参加費の集金が出来れば良いことから、時間を拘束してしまう打合せは省略し、メールのみでやり取りさせていただきました。
まずは、当社で国際会議のホームページで参加登録のタイプ（Early Registration等）、期間、費用を確認します。これらが分かれば、ある程度セットアップが可能ですが、念のため、いくつか主催者様にご質問をさせていただきます。ご回答を元に当社のおすすめ設定でセットアップし、最後に主催者様で実際に参加登録の手続きを試していただき、ご確認いただきます。
上記のように数回のメールのやり取りのみで1週間ほどでセットアップを完了しました。このように、比較的な小規模な会議やシンポジウムなど、シンプルに参加登録と参加費の集金のみが必要で、他にご要望がない場合は、おすすめ設定で主催者様に負担をかけずににセットアップをいたします。
ただし、これは比較的な小規模な会議やシンポジウムに限ります。参加者様が少なければ、例外が発生しても、随時、主催者様と相談し臨機応変に対応いたします。しかし、ある程度人数が多い会議の場合、事前にルール等を明確にしておかないと、逆に主催者様のお手を煩わせることになりますので、しっかり打合せをして、取り決めをいたします。
まとめ
国際会議・学術集会を開催する上で、業者に発注するための契約手続きや打合せ等、煩わしく感じる場合もあるかと思います。もっと気軽に依頼できるような存在になりたいとの思いで今回の記事を書きました。国際会議・学術集会は似ているようですが、過去の会議からの慣習があったり、主催者様のご要望があったりして、それぞれ異なります。それぞれの会議に合わせたやり方を出来るよう最善を尽くします。
IIAI AIMD 2022のようにシンプルなご要望や、当社でサポートさせていただいた他の会議と同じ設定で良いなど、ご利用方法が決まっている場合は、主催者様のご負担が最小になるよう柔軟に対応しますので、お気軽にお申し付けください。
